Vergaderen? Niet te lang!

We doen het allemaal, bijna dagelijks: vergaderen. In vergaderruimtes, via Teams of Zoom, wandelend door het park of staand aan een koffietafel. De Nederlandse werkcultuur staat erom bekend: overleg, afstemmen, draagvlak creëren, polderen. Maar de vraag dringt zich steeds vaker op: zijn we niet te veel tijd kwijt aan vergaderen? En belangrijker nog: worden we er echt efficiënter van?

Nederland: kampioen overleg

Nederlanders vergaderen meer dan gemiddeld in Europa. Volgens onderzoek van Statista (2022) besteden Nederlandse medewerkers gemiddeld 6,8 uur per week aan vergaderingen. In sommige sectoren zoals de overheid of consultancy loopt dit zelfs op tot meer dan 10 uur per week. Ter vergelijking: in Duitsland ligt dat gemiddelde op 4,4 uur per week, en in Frankrijk op 3,5 uur.

Een onderzoek van CBS in samenwerking met TNO (2020) gaf al aan dat in Nederlandse bedrijven gemiddeld 15% van de werktijd wordt besteed aan overleg. Voor managers ligt dit percentage zelfs nog hoger: meer dan 30%. Dat betekent dat een manager in een fulltime werkweek van 40 uur, ongeveer 12 uur aan vergaderen kwijt is.

Overleggen om het overleg

Waarom vergaderen we zo veel? In veel organisaties is een vergaderstructuur historisch gegroeid. Wekelijkse afstemmingsoverleggen, maandelijkse strategiemeetings, kwartaalreviews, projectgroepjes… Al snel zit je agenda propvol. Het gevaar: vergaderen wordt een doel op zich, in plaats van een middel om doelen te bereiken.

Wat je dan krijgt, is het zogenaamde “overleggen om het overleg”. Besluiten worden uitgesteld. Iedereen wil gehoord worden. Er wordt gezocht naar consensus, maar de energie sijpelt weg. Niemand weet meer precies wat het doel van de bijeenkomst was en de actiepunten verdwijnen ergens in een verslag dat niemand leest.

De prijs van lang vergaderen

Tijd is geld — dat geldt zeker voor vergaderingen. Een uur vergaderen met tien medewerkers kost een organisatie direct al tien werkuren. Dus kan een wekelijkse meeting met zes teamleden op jaarbasis al snel meer dan €20.000 aan loonkosten betekenen, afhankelijk van functieniveau.

Te veel en te lange vergaderingen hebben direct invloed op:

• Productiviteit: medewerkers geven aan minder werk te kunnen verzetten door vergaderingen die hun dag opknippen. Focus ontbreekt.
• Creativiteit: in ellenlange sessies waar iedereen spreektijd opeist, is geen ruimte voor spontane ideeën of innovatieve invalshoeken.
• Werkgeluk: werknemers die te veel moeten vergaderen, voelen zich vaker gefrustreerd en machteloos. Ze missen autonomie en resultaatgerichtheid.

In een rapport van Microsoft (Work Trend Index 2023) gaf 68% van de ondervraagde kenniswerkers aan dat ze “te weinig ongestoorde tijd” hadden door de hoeveelheid digitale vergaderingen. Het gevolg? Digitale vermoeidheid, burn-outklachten en een lagere betrokkenheid.

De ideale vergadertijd bestaat

Dat het korter kan én moet, wordt gelukkig steeds breder erkend. Uit meerdere onderzoeken blijkt dat de ideale duur van een effectieve vergadering tussen de 15 en 45 minuten ligt. Zo toonde een recente studie aan dat de aandacht van deelnemers na ongeveer 30 minuten al begint af te nemen.

Een aantal praktische richtlijnen voor effectief vergaderen:

• Stand-ups of weekstarts: 15 minuten, maximaal 5 tot 7 deelnemers.
• Dagelijkse scrum: 10-15 minuten, rechtop staand of wandelend.
• Besluitvormende sessies: maximaal 45 minuten, met duidelijke voorbereiding.
• Brainstorms of creatieve sessies: 60 minuten, met pauze op 30 minuten.

De sleutel? Voorbereiding, structuur en discipline.

Hoe vergader je korter én beter?

1. Bepaal een duidelijk doel

Geen doel = geen vergadering. Wil je informeren, brainstormen, besluiten of afstemmen? Communiceer dit vooraf. Een goede vraag is: Wat moet iedereen weten, doen of beslissen na afloop van deze sessie?

2. Stel een eindtijd vast — en houd je eraan

Maak van ‘kort vergaderen’ een sport. Zet bijvoorbeeld de timer op 25 minuten in plaats van het standaard uur. Houd jezelf en elkaar scherp. Wat in een uur past, kan vaak ook in 30 minuten als je to the point blijft.

3. Beperk het aantal deelnemers

Niet iedereen hoeft overal bij te zijn. Onderzoek laat zien dat vergaderingen met 5 tot 7 deelnemers het meest effectief zijn. Elke extra deelnemer verlaagt de besluitvaardigheid.

4. Werk met een agenda op 1 A4

Geen ellenlange draaiboeken. Gewoon: onderwerp, doel, spreker, tijd per punt. Verstuur het vooraf. Vraag eventueel deelnemers om voorbereidingen te treffen, zoals het lezen van een voorstel.

5. Staand vergaderen of wandelmeetings

Wist je dat staand vergaderen gemiddeld 34% korter duurt, zonder dat de effectiviteit daalt? (Bron: University of Missouri). Wandelen met een collega stimuleert creativiteit, vermindert stress en zorgt voor een natuurlijk einde van het overleg.

6. Spreek af: geen vergaderingen op woensdagmiddag (of een ander moment)

Creëer ongestoorde werktijd. Veel organisaties experimenteren al met ‘vergadervrije dagen’. Dit verhoogt de concentratie en verkleint de mentale belasting.

7. Gebruik technologie slim

Gebruik tools als Miro, Notion of Microsoft Teams voor het asynchroon delen van informatie. Niet alles hoeft in real time besproken te worden. Een gedeeld document met feedbackrondes kan veel efficiënter zijn.

Een nieuwe vergadercultuur begint bij jezelf

Een cultuurverandering begint met kleine stappen. Benoem het probleem, stel het aan de kaak in je team en probeer samen te experimenteren. Bijvoorbeeld:

• Eén maand lang vergaderingen maximaal 30 minuten.
• Een vaste “check-out” vraag: “Had deze meeting korter gekund?”
• Een kwartier vóór de vergadering begint: geen nieuwe mails, alleen voorbereiding.

Tijd is geen doel, maar een hulpmiddel

Laten we eerlijk zijn: sommige overleggen zijn waardevol. Ze brengen mensen samen, zorgen voor draagvlak, verbinden teamleden en stimuleren nieuwe ideeën. Maar dat betekent niet dat ze eindeloos moeten duren.

De uitdaging zit niet in minder vergaderen, maar in beter vergaderen. De kunst is om tijd als hulpmiddel te gebruiken en niet als vanzelfsprekende vulling van de agenda.

Dus: de volgende keer als je een meeting plant of wordt uitgenodigd… vraag je jezelf af:

Kan het korter? Kan het anders? En vooral: is het echt nodig?

Verder praten over dit onderwerp? Klik hier om direct een afspraak in te plannen!